АКТУАЛИЗАЦИЯ ПЛАНОВ ПРОЕКТОВ – САМЫЙ ТРУДОЕМКИЙ ПРОЦЕСС

ООО «ГОРИЗОНТ», г. Санкт-Петербург
info@grznt.ru

АННОТАЦИЯ

В статье рассматривается процесс актуализации планов проектов, на основе которой руководитель должен принимать определенный ряд решений, для своевременного устранения возникших проблем при выполнении работ.
Ключевые слова: актуализация, проектное управление, трудовые ресурсы, материалы, объемы выпуска.
Планирование работ проекта является сложным и трудоемким процессом. Нередко, на данной стадии очень сложно предугадывать как фактически будут выполняться работы: будут ли, например, вовремя предоставлены все запланированные трудовые ресурсы, какова будет их фактическая производительность, насколько сильное влияние окажут внешние факторы и как часто будут наступать риски. Для того, чтобы проект выполнялся по разработанному плану, на стадии его исполнения руководителю проекта необходимо постоянно контролировать все осуществляющиеся работы и фактические данные, предоставляемые сотрудниками.  Данный процесс необходим для дальнейшей актуализации сроков и длительности задач, планов по трудозатратам, материалам и выпускаемым объемам продукции (объемам работ) по проекту.
Актуализация – это корректировка планов проекта, согласно поступающим фактическим данным по выполнению задач проекта. Она является комплексным и повторяющимся процессом, который позволяет развивать планы проекта с учетом внутренних и внешних факторов в целях сохранения и улучшения показателей проекта. Для того, чтобы результаты актуализации были бы наиболее точными, требуется производить своевременный и ежедневный учет фактических данных.
При планировании длительности задач руководитель проекта исходит из специфики работ (производство продукции или офисная работа) и осуществляет планирование следующим образом:

В зависимости от того, как руководитель проекта запланировал выполнение работ и ресурсов по задаче, существует несколько способов актуализации данных проекта:

Актуализация длительности и сроков задач по трудозатратам и объемам выпуска (объемам работ) может осуществляться:

После актуализации планы «в прошлом» обязательно должны быть равны факту. Это означает, что все плановые данные до точки актуализации должны полностью замениться на фактические при условии не превышения общих данных исходных планов, иначе процесс дальнейшей актуализации будет неверным. В первую очередь такая замена плана «в прошлом» (до точки актуализации) фактом необходима для гарантий того, что актуализированный план возможно будет исполнить, ведь если оставить невыполненные работы в прошлом и не учитывать их при новом расчете, то совершенно точно новые сроки не будут учитывать не выполненную часть, а значит не имеют смысла.
В результате актуализации произойдет изменение или длительности задачи, или плановой производительности, а оставшиеся плановые данные от точки актуализации и до конца задачи должны распределиться. Соответственно, если фактические данные превышают плановые до точки актуализации, то есть мы сделали больше, чем планировали, то должна или сжаться длительность задачи или уменьшиться плановая производительность на производство оставшейся (не выполненной) части плана.
Когда руководитель проекта осуществил актуализацию плана проекта, в ходе которой выяснилось, что изменились сроки задач и длительность проекта, то он обязательно должен выяснить причину срыва сроков. Обычно такими причина могут быть:

Выявив все факторы, оказавшие неблагоприятное влияние на проект, руководитель проекта после актуализации должен предпринять ряд мер, в зависимости от сложившейся ситуации:

На этапе выполнения работ проекта, нередко возникает такая ситуация, когда руководитель проекта понимает, что для выполнения запланированного объема работ (выпуска продукции) необходимо увеличить либо производительность, либо количество рабочих или техники, однако это не всегда возможно. Тогда единственным вариантом разрешения сложившейся ситуации после актуализации плана является увеличение сроков задачи и дальнейший контроль планов. С учетом этого, у руководителя проекта есть возможность подкорректировать планы на дальнейших задачах, чтобы не произошло срыва сроков всего проекта.

Другим вариантом для выполнения запланированных объемов работ по задачам проекта в срок является увеличение трудозатрат. В этом случае, руководитель проекта, может перераспределить ресурсы: привлечь подрядчиков для выполнения поставленных работ, перераспределить ресурсы с других задач проекта, либо увеличить длительность рабочего дня. Однако, при этом возрастут значительно расходы, но сроки задачи останутся в рамках плановых.

Еще одним способом является вариант увеличения производительности ведущих ресурсов. Под ведущим ресурсом понимается ресурс, от производительности которого зависит скорость выполнения запланированных объемов работ (изготовление объема продукции) и работа других сотрудников. Например, если задача проекта связана с укладкой асфальта и на ней запланирован Асфальтоукладчик, то время выполнения данной задачи будет ограничиваться только его производительностью и от того что руководитель проекта увеличит количество работников, но при этом не увеличит производительность Асфальтоукладчика (или их количество), ситуация не изменится.
На ряду с изменением сроков, длительности запланированных работ, объемов выпуска, трудозатрат, актуализации подвергаются планы по расходам и по материалам. Если сроки задач при актуализации изменились, то и расходы могут возрасти, так как может увеличиться стоимость материалов (например, стоимость топлива для машин), стоимость работы ресурсов, стоимость аренды оборудования. В связи с этим, чтобы избежать многих проблем, на этапе исполнения актуализация проекта обязательно должна производиться в плановом и неплановом порядках:

Заключение
Информация, содержащаяся в рабочем (оперативном) плане проекта, должна обязательно постоянно контролироваться и актуализироваться в ходе выполнения проекта руководителем проекта. Своевременная актуализация планов поможет спрогнозировать не только длительность задач с учетом фактических данных, определить срыв сроков проекта, но и заранее разработать стратегию дальнейшего реагирования на сложившуюся ситуацию.
Актуализация позволяет выявить и благоприятные факторы, если вся работа выполнялось вовремя и с нужным результатом (как планировалось или даже лучше) при актуализации есть возможность не только сократить сроки выполнения задач проекта, но и расходы. При этом, если в дальнейшем в организации будут выполняться похожие шаблонные проекты, то останутся реальные данные, которые помогут предотвратить в дальнейшем большие отклонения планов проекта от контрактных планов.
Трудоемкость процедуры актуализации очень велика, так как необходимо собрать фактические данные, пересчитать прошлый период, пересчитать будущий период, проанализировать вновь полученные сроки, проанализировать вновь полученную загрузку ресурсов, произвести выравнивание ресурсов. Соответственно, рекомендуется выполнять актуализацию планов с помощью программных средств. Параметризованный алгоритм автоматической актуализации планов реализован в программном продукте GORIZONT.Professional, он подойдет для большинства возникающих задач.